Opvangdossier: de ordner met beleid en logboeken, maar dan terugvindbaar · Mis à jour le 20 septembre 2026

Wat er precies in het dossier gaat

Het zwaartepunt is het beleid veiligheid en gezondheid, per locatie en actueel gehouden. Je uploadt wat je al hebt, je bestaande beleidsstukken en de documenten uit het Landelijk Register Kinderopvang, en koppelt ze aan de onderdelen waar ze bij horen. Oude versies blijven bewaard, zodat je kunt laten zien wat er wanneer is veranderd en niet alleen dat er ooit iets veranderd is.

De meldcode staat erin als route. Per stap is er ruimte om vast te leggen wat je hebt afgewogen, met wie je hebt overlegd en wat je hebt besloten. Het gereedschap maakt die afweging niet voor je en neemt het besluit niet over, het zorgt alleen dat de stappen, de data en de namen er later nog staan.

Rond personeel houdt het bij wie er in dienst is, wanneer de VOG is aangevraagd en wanneer de continue screening is aangezet. Medewerkers bevestigen in het dossier dat ze een protocol of een gewijzigd beleidsonderdeel hebben gelezen, wat een stuk steviger staat dan het klassieke bewijsstuk 'dat is toch in het teamoverleg besproken'.

Het logboek doet het saaie werk: controles van ruimte, buitenruimte en toestellen, plus onderhoud en reparaties, waarbij de site verwijst naar het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen. Het dossier is gebouwd voor kleine schermen, zodat een medewerker een ongevalsregistratie of een controle kan invullen zonder eerst naar kantoor te lopen. In de praktijk is dat het verschil tussen 'ingevuld' en 'volgende week even'.

Inrichten, verdelen, bijhouden, tonen

De site beschrijft vier stappen. Inrichten: je zet je bestaande beleid en documenten erin. Verdelen: je hangt aan elk beleidsonderdeel een eigenaar en een herzieningsdatum. Bijhouden: medewerkers vullen meldingen en controles in vanaf hun telefoon, met tijdstip, naam en versie eraan vast. Tonen: je exporteert een geordend dossier als pdf met inhoudsopgave, in plaats van tien mappen open te klappen terwijl er iemand meekijkt.

De herinneringen zijn het punt waar dit soort software staat of valt. Opvangdossier stuurt ze per herzieningsdatum naar de persoon die het onderdeel beheert, zodat een protocol niet stilletjes drie jaar oud wordt. Een manager ziet in één overzicht wat van wie is en wanneer het aan de beurt komt, wat de coördinatie tussen locaties minder afhankelijk maakt van iemands geheugen.

Voor grotere organisaties zijn er rollen voor directie, manager en teamlid, in het grootste pakket. De site meldt dat de eerste locaties meestal binnen een week zijn ingericht en dat je bestaand beleid als bestand kunt uploaden in plaats van het over te typen, wat een hoop overtypen scheelt.

Wat het niet doet, en dat zegt de site zelf

Verrassend veel, en dat is hier een compliment. Opvangdossier schrijft je beleid niet voor je: als je hygiëneprotocol nergens op slaat, staat het straks keurig geordend nergens op te slaan. Het rekent je beroepskracht-kindratio niet uit, daarvoor verwijst de site naar een aparte rekentool. Het legt alleen vast welke ratio je hanteert en welk rooster daarbij hoort.

Het geeft ook geen oordeel over je locatie, en het is geen salaris- of roostersysteem, dus je financiën en je planning blijven staan waar ze stonden. Over de inspectie is de site expliciet: de GGD inspecteert namens de gemeente en beoordeelt zelf. Een dossier op orde maakt zo'n bezoek overzichtelijker, het is geen goedkeuring vooraf en geen juridische garantie. Wie software verkoopt met de belofte dat je daarmee aan de wet voldoet, verkoopt iets anders dan software.

Voor de gegevens: volgens de site loopt de verwerking op servers in de EU, met een standaard verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de AVG. De site geeft er een advies bij dat je in deze hoek vaker zou willen horen, namelijk dat je in het dossier alleen vastlegt wat je voor toezicht en veiligheid echt nodig hebt. Gevoelige gegevens over kinderen, van allergieën tot thuissituatie, zijn geen materiaal om voor de zekerheid maar overal te bewaren.

Wat het kost

De tarieven staan gewoon op de site, per maand en exclusief 21 procent btw. Gastouder: 22 euro voor één locatie. Locatie: 44 euro voor maximaal drie locaties met onbeperkt medewerkers, aangeprezen als het populairste pakket. Organisatie: 89 euro voor onbeperkt locaties, met rollen voor meerdere managers.

Er zijn geen opstartkosten en je kunt maandelijks opzeggen, wat prettig is in een branche waar contracten graag blijven plakken. Wie eerst wil kijken kan een demo van ongeveer een half uur krijgen waarin je eigen locaties als voorbeeld dienen, zonder installatie en zonder betaalgegevens vooraf. De site belooft antwoord binnen twee werkdagen. Prijzen bewegen, dus controleer ze voor de zekerheid op de site zelf.